Com o início do ano e passada a euforia das festas, grande parte dos síndicos e das administradoras de condomínio possuem uma importante missão, que é a elaboração do orçamento anual, o qual deve ser aprovado em assembleia, e, dependendo da convenção do condomínio, no primeiro trimestre do ano. Essa estimativa irá definir o valor de rateio da quota condominial que cada unidade irá pagar nos próximos meses.
O orçamento anual representa um dos mais importantes instrumentos para a gestão de condomínios, que envolve o planejamento e o controle de toda movimentação financeira. Ele permitirá o acompanhamento mensal, que demonstrará se a avaliação foi correta ou se irá precisar de ajustes. Segundo a especialista em condomínios e professora do curso online OCondomínio, Rosely Schwartz, essa etapa tem 3 momentos principais: elaboração do orçamento, participação dos moradores no planejamento e aprovação da previsão orçamentária.
Elaboração do orçamento
A participação da administradora e do zelador ou gerente predial é fundamental na reunião que irá analisar as contas e a definição de futuras despesas ordinárias necessárias para fazer frente ao dia a dia do condomínio. Os resultados não são obtidos em uma bola de cristal, pois não se trata de suposições realizadas sem embasamento, mas de dados concretos e estudados com profundidade. Os principais autores que contribuirão na preparação da previsão orçamentária são:
- Administradora – deve fornecer ao síndico uma planilha com todas as despesas ordinárias realizadas no ano anterior, que inclui o total de cada despesa e a sua média mensal. Informará também a comparação dos valores previstos e realizados no ano anterior, comprovando se os objetivos foram atingidos. Além destas questões, ela precisa indicar o comportamento da inadimplência, se está mantido o percentual do ano anterior, como estão os acordos e o número de antecipações que são realizadas mensalmente. Outras informações importantes que devem ser fornecidas pela administradora são os índices de reajuste de cada contrato e despesas, como: terceirizados, salários, concessionárias de água, energia, telefonia, etc.;
- Gerente predial ou zelador – deve informar quais são as manutenções que precisarão ser realizadas e que não constavam no orçamento do ano anterior. Outra questão é esclarecer como está o quadro de colaboradores, se haverá alguma demissão ou a necessidade de contratação no próximo período. Precisa, ainda, indicar, caso o condomínio utilize terceirização de mão de obra, como portaria, limpeza, segurança, se há satisfação com esses contratos ou se será necessário alterar os prestadores de serviço.
Segundo Rosely, com essas informações já é possível começar a elaborar o orçamento anual.
Participação dos moradores no planejamento orçamentário
“Será uma ótima estratégia de gestão se o síndico envolver os moradores no planejamento orçamentário, dado que o seu resultado evitará grandes questionamentos no momento da assembleia”, explica a especialista, que acrescenta: “Isso deverá ser feito por meio de pesquisa, com o intuito de saber se os valores pagos da quota condominial mensal estão atendendo às expectativas, principalmente aqueles referentes ao atendimento, às manutenções básicas de limpeza e de segurança. Os resultados poderão indicar, por exemplo, a necessidade de troca de funcionários ou de empresa terceirizada.”
Os moradores devem ser informados que o orçamento anual das despesas ordinárias é apenas para manter o dia a dia e que as benfeitorias e obras de grande porte, e que trarão valorização ao patrimônio, devem ser planejadas como despesas extraordinárias. Terão que ter aprovação em assembleia para a definição de rateio extra ou aprovação para o uso de um fundo específico para que haja maior transparência.
O uso do fundo de reserva para o pagamento de despesas extraordinárias poderá gerar questionamento, principalmente para os inquilinos, que, pela Lei do Inquilinato, não participarão do rateio da reposição do Fundo de Reserva quando este for utilizado para pagamento de despesas extraordinárias.
Aprovação da Previsão orçamentária
Na assembleia especialmente convocada para aprovação do orçamento anual, é indispensável que o síndico e a administradora tenham o embasamento concreto com todas as justificativas para o percentual de aumento. Não basta apresentar que o condomínio terá um aumento de 8%, mas quais foram os cálculos que levaram a esse valor. Dessa forma, o síndico terá todos os argumentos para evitar que algum morador faça uma sugestão de percentual menor, dado que, se isso ocorrer, algumas despesas necessárias não serão realizadas. “Isso irá com certeza comprometer a eficiência da gestão, principalmente se forem despesas referentes às inspeções obrigatórias, sendo que o síndico poderá responder judicialmente pela omissão”, explica Rosely, que completa: “O envolvimento dos moradores na elaboração da previsão orçamentária irá certamente reduzir os questionamentos sobre os possíveis valores apresentados e favorecer que a assembleia transcorra de forma tranquila.”
